Surat adalah sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan,
buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti
historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop
sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin
besar juga.
Daftar isi
- 1 Sejarah surat dunia
- 1.1 Persia dan Mesir
- 1.2 China
- 1.3 India
- 1.4 Romawi
- 1.5 Renaisans hingga Saat Ini
- 2 Layanan Pos di Indonesia
- 3 Jenis Surat
- 3.1 Surat pribadi
- 3.2 Surat Resmi
- 3.3 Surat Niaga
- 3.4 Surat Dinas
- 3.5 Surat Lamaran Pekerjaan
- 4 Surat Elektronik
- 5 Daftar Pustaka
Sejarah surat dunia
Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia
terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang,
atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka
menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.
Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu
(Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan
yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan.
Sistem ini disebut dengan angariae.
China
Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM.
Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai
dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang
yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat
belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan
jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.
India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.
Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah
yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen
militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui
pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.
Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania
karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan
militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos
dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap
seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam
periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini
tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat
yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut
pada abad sembilan di Eropa.
Renaisans hingga Saat Ini
Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti
sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan
setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan
tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam di Baghdad.
Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada
tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai
membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13 , hubungan
antara pusat-pusat komersial bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis
Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka
memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan
bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam pada saat itu.
Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah
tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini
ditentang oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry VIII membangun pelayanan reguler menuju London.
Sayangnya kedua sistem tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk
orang-orang pemerintahan. Surat-surat pribadi belum diakui hingga
akhirnya pada tahun 1627 di Prancis diizinkan adanya pengiriman surat
pribadi. Akhirnya pada 1680, William Dockwra membuka pelayanan pos
privat yang menggunakan metode prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan
di cap untuk menujukan kapan dan kemana surat-surat tersebut ditujukan.
Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh
teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupun surat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara. Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.
Layanan Pos di Indonesia
Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit , Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan adalah huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari. Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat mengunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.
Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten.
Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi
dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain
itu, pada saat itu pula, layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih
belum mencapai tahap teratur; masih tergantung pada kapal kompeni yang
berlayar dari pulau ke pulau. Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah
kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff.
Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin
keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar
Pulau Jawa.
Pada masa pemerintahan Daendels
dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang diselesaikan
dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang pantai utara Jawa Barat hingga Jawa Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus.
Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil
seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa
pemerintahan Jepang, sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan militer Jepang.
Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan
Telpon (PTT) dari tangan jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945
berhasil dikuasai.
Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat
itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk
perluasan-perluasan wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit
dijangkau.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya.
Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya
dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi.
Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat
edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
- Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
- Hal, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
- Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
- Penutup surat
Penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
- Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam
membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan;
dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti
instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan
dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun
instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau
resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini.:
- Kepala surat
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
- paragraf pembuka
- isi surat
- paragraf penutup
- Salam penutup
- Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik
atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan
internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman
dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG
yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama.
Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di
komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET
yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam
jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.
Daftar Pustaka
- Aiyangar, Sakkottai Krishnaswami; SLC. Krishnaswami A. (2004). Ancient India: Collected Essays on the Literary and Political History of Southern India. Asian Educational Services. ISBN 0-8018-8359-8.
- Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi. (1980). Sejarah Pos dan Telekomunikasi Indonesia, Volume 1-3. Jakarta: Departemen Perhubungan
- Dorn, Harold; MacClellan, James E. (2006). Science and Technology in World History: An Introduction. Johns Hopkins University Press. ISBN 0-8018-8359-8.
- Mazumdar, Mohini Lal (1990). The Imperial Post Offices of British India. Calcutta: Phila Publications. ISBN 1006695381
- Prasad, Prakash Chandra (2003). Foreign Trade and Commerce in Ancient India. Abhinav Publications. ISBN 81-7017-053-2
- Oxford: Learner's Pocket Dictionary. (2007). Oxford: Oxford University Press